Realizar uma gestão de facilities eficiente é desafiador porque envolve uma série de práticas e estratégias voltadas para o gerenciamento de serviços e instalações de uma empresa.
Devido a essa complexidade, é natural que o profissional responsável por fazer esse controle precise ter algumas habilidades e competências específicas para atuar como gestor de facilities. Mas será que todas as empresas levam esses requisitos em consideração? Sabem qual é o verdadeiro papel desse profissional e quais os desafios da carreira?
Neste artigo desmistificamos tudo sobre o gestor de facilities, desde suas principais responsabilidades até obstáculos de sua ocupação.
O que faz um gestor de facilities e suas principais responsabilidades
O papel do gestor de facilities é responsável por coordenar e gerenciar todas as práticas necessárias para conservar a boa infraestrutura da empresa. Essas práticas consistem na limpeza dos ambientes, segurança de visitantes e colaboradores e manutenção de prédios e equipamentos.
Quando se fala em gestão, é preciso ter em mente que a prática envolve muitas responsabilidades e, no caso do gestor de facilities, não é diferente. O profissional possui uma lista de atribuições, sendo as principais:
- Gerenciamento de instalações: O gestor de facilities supervisiona as instalações físicas de uma organização, como escritórios, edifícios, áreas de trabalho, áreas de descanso, salas de reuniões e outras áreas comuns. Eles asseguram que esses espaços estejam em boas condições, seguros e prontos para uso.
- Gestão de serviços: Isso envolve a coordenação e o gerenciamento de serviços essenciais para a operação das instalações, como segurança, limpeza, manutenção predial, climatização, abastecimento de água, energia elétrica, telecomunicações, serviços de tecnologia da informação, entre outros. O gestor de facilities pode ser responsável por contratar e supervisionar fornecedores de serviços e garantir que esses serviços sejam prestados de acordo com os padrões estabelecidos.
- Orçamento e planejamento: O gestor de facilities é responsável por desenvolver e gerenciar o orçamento relacionado às operações de facilities. Isso inclui o planejamento e o controle de despesas relacionadas à manutenção, reparos, renovações e melhorias das instalações. Eles também podem ser responsáveis por propor e implementar iniciativas de eficiência energética e sustentabilidade.
- Gestão de projetos: Quando há projetos relacionados às instalações, como mudanças de layout, expansões ou reestruturações, o gestor de facilities desempenha um papel fundamental. Eles podem colaborar com equipes de arquitetura, engenharia e construção, fornecendo informações e requisitos, supervisionando o andamento do projeto e garantindo sua conclusão dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
- Gestão de segurança: O gestor de facilities é responsável por garantir a segurança das instalações e das pessoas que as utilizam. Isso pode incluir a implementação de sistemas de segurança, como controle de acesso, monitoramento por câmeras, sistemas de alarme contra incêndio e treinamentos de evacuação em casos de emergência.
- Conformidade regulatória: O gestor de facilities deve estar ciente das regulamentações e normas aplicáveis às instalações, como as relacionadas à saúde e segurança ocupacional, acessibilidade, normas ambientais, entre outras. Eles devem garantir que as instalações estejam em conformidade com essas regulamentações e tomar as medidas necessárias para corrigir qualquer não conformidade identificada.
- Gerenciamento de contratos: O gestor de facilities pode ser responsável por negociar e gerenciar contratos com fornecedores e prestadores de serviços. Eles devem garantir que os contratos sejam claros, abrangentes e favoráveis aos interesses da organização. Além disso, eles monitoram o desempenho dos fornecedores e prestadores de serviços para garantir que os níveis de serviço acordados sejam alcançados.
- Gestão de mudanças: Em um ambiente corporativo em constante evolução, o gestor de facilities pode lidar com mudanças nas necessidades e demandas das instalações. Isso pode envolver a adaptação do espaço físico, a implementação de novas tecnologias, a acomodação de requisitos específicos de equipes ou departamentos, entre outras mudanças. O gestor de facilities desempenha um papel importante na gestão dessas mudanças, garantindo que elas sejam planejadas e executadas de forma eficiente e mínima interrupção das operações.
- Sustentabilidade e responsabilidade social: Cada vez mais, as organizações estão buscando práticas sustentáveis e socialmente responsáveis. O gestor de facilities pode ser responsável por implementar iniciativas relacionadas à redução do consumo de energia, gestão eficiente de resíduos, utilização de materiais ecológicos, promoção de políticas de diversidade e inclusão, entre outras ações.
- Gerenciamento de crises: Em situações de emergência, como incêndios, inundações, problemas de segurança ou desastres naturais, o gestor de facilities desempenha um papel fundamental na resposta e recuperação. Eles devem ter planos de contingência em vigor, coordenar as medidas de evacuação e garantir que as instalações sejam restauradas o mais rápido possível.
Habilidades e competências necessárias para atuar como gestor de facilities
Como envolve muitas responsabilidades, é necessário que o gestor de facilities possua uma combinação de habilidades e competências técnicas para gerenciar os serviços e assegurar que as equipes de facilities realizem suas atribuições corretamente.
Essas capacidades, incluem:
Senso de liderança
É preciso ser um líder nato para motivar, inspirar, engajar e direcionar todas as equipes para o mesmo caminho. Não só isso, para saber atuar diante das adversidades e tomar a frente na resolução de problemas.
Boa comunicação
O gestor de facilities precisa saber desenvolver e manter um bom diálogo com as pessoas, a fim de melhorar o relacionamento com seu time, clientes e fornecedores. A boa comunicação também é necessária para saber fechar novas parcerias e repassar informações importantes aos sócios e diretores.
Habilidade em identificar e solucionar problemas
Além do senso de liderança e boa comunicação, o profissional deve ter a habilidade em identificar problemas e situações de risco, bem como solucioná-los. Isso envolve, além das questões voltadas a facilities, problemas relacionados ao financeiro e à própria convivência entre os funcionários.
Pensamento estratégico
O pensamento estratégico consiste em direcionar as atividades e os recursos, de modo que a empresa tenha suas necessidades atendidas e ao mesmo tempo economize. Esse pensamento é indispensável na gestão das facilities de modo geral, mas também para o gestor elaborar planejamentos assertivos e gerar insights interessantes.
Poder de negociação
Saber negociar com sócios e diretores pode fazer com que o gestor de facilities consiga arrecadar mais recursos para investir na conservação da empresa. Já no caso de funcionários e prestadores de serviços terceirizados, conseguir prazos e condições de preços melhores que ajudam na redução de custos.
Conhecimento técnico
Como envolve normas, regulamentações, questões voltadas para o planejamento e a gestão, o profissional também precisa ter conhecimento técnico para dar embasamento às ações práticas. Ter iniciativa e criatividade para gerar insights é importante? Sim! Mas é necessário saber o que pode e não pode ser aplicado.
Desejo por inovação
O profissional precisa também ter um pensamento voltado para o futuro, sempre buscando inovar e investir em novas tecnologias. Ficar na zona de conforto não é uma opção para o gestor de facilities. É preciso ter mentalidade visionária para otimizar a gestão, garantir a melhoria contínua e levar a empresa para frente.
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Como gerenciar equipes de trabalho em facilities
Agora que já vimos quais são as atribuições do gestor de facilities e suas principais capacidades, vamos analisar os procedimentos necessários para o profissional gerenciar, com sucesso, as equipes de trabalho:
Ordene as prioridades: coloque em um papel todas as necessidades da empresa e quais ambientes deverão receber as facilities. Em seguida, ordene aquelas que têm caráter mais urgente e precisam ser priorizadas;
Elabore um plano de ação: estruture um planejamento com todas as medidas e ações necessárias para atender essas necessidades. Aqui, quanto mais claro e objetivo for o plano, melhor;
Direcione as equipes: indique os prestadores de serviços (internos ou terceirizados) que ficarão encarregados pelas facilities, esclarecendo todas suas responsabilidades e atribuições;
Instrua os colaboradores: faça uma reunião geral para esclarecer dúvidas acerca das atividades, e instruir os participantes sobre as normas e regulamentações que precisam ser cumpridas;
Monitore o trabalho em facilities: acompanhe o desempenho das tarefas de modo a identificar falhas e erros, e necessidades de melhorias.
Desafios e tendências na carreira de gestor de facilities
O principal desafio do gestor de facilities é, sem dúvida, manter o controle sobre as atividades e os prestadores de serviços. Para uma gestão de sucesso, é preciso se fazer presente e monitorar absolutamente tudo que envolve a prática, e um profissional sozinho pode não conseguir dar conta.
Além disso, existem os desafios de manter toda a infraestrutura em dia, sem que a empresa precise gastar tanto, e contratar mão de obra qualificada e motivada a executar suas funções.
Isso significa que realizar um controle eficiente é impossível para o gestor de facilities? Não. Existem tendências, como, por exemplo, investir em software de gestão, que pode simplificar a vida do profissional e potencializar os resultados da prática.
Por meio dessa solução é possível:
- Acessar indicadores que mostram o desempenho das equipes;
- Padronizar operações e relatórios;
- Planejar as atividades;
- Gerenciar os riscos;
- Acompanhar o uso de recursos;
- E muito mais.
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