Gestão de frotas: guia completo para uma prática eficiente

A gestão de frotas é responsável por garantir que todas as operações envolvendo os veículos de uma empresa funcionem corretamente. Você realiza uma boa gestão de frotas? Sabe o que é necessário para a otimização da prática?

A logística é muito importante para uma empresa alcançar o reconhecimento do seu público-alvo e aumentar a satisfação dos clientes. O transporte desempenha um papel de destaque nos processos logísticos, sendo responsável por entregar o produto certo, com qualidade, no tempo previsto.

Segundo estudos recentes, a agilidade das entregas é o fator que mais contribui para garantir a satisfação dos clientes. 73% dos usuários esperam entregas ultra rápidas para suas compras e as empresas que não conseguem proporcionar isso, correm o risco de perder pontos.

Para assegurar que o transporte seja realizado com o máximo de eficiência, é necessário que os veículos usados nos serviços de transporte estejam em bom estado de conservação. Mas não é só isso. Os motoristas também precisam estar capacitados para transportar os produtos com segurança e as rotas precisam ser selecionadas estrategicamente, de modo a reduzir os custos com combustível e tempo de entrega.

Todas essas operações podem ser otimizadas quando o gestor ou a empresa responsável pela gestão de frotas realiza um bom gerenciamento. Esse guia vai servir de apoio para esses profissionais executarem uma boa gestão, aplicando dicas e estratégias simples.

O que é gestão de frotas

A gestão de frotas nada mais é do que a prática que visa controlar todos os veículos e operações que envolvem o transporte.

O objetivo da gestão de frotas é assegurar que a empresa otimize suas entregas, reduza os custos com combustível, multas e documentos, e intensifique a capacitação e segurança de todos os motoristas.

Empresas que querem garantir um processo logístico eficiente precisam colocar a gestão de frotas na lista de prioridades. O transporte desempenha um papel muito importante na cadeia logística e, sem gestão, a distribuição das mercadorias pode ser afetada, prejudicando a experiência do cliente e a reputação da marca.

Como funciona o gerenciamento de frotas

A palavra “gestão” está relacionada ao controle. Assim sendo, o gerenciamento de frotas é realizado de tal maneira que o profissional responsável obtenha controle absoluto sobre todas as operações que envolvem os veículos e os motoristas.

Existem três tipos de gestão que compõem o gerenciamento de frotas:

Gestão de ativos: envolve o controle sobre os veículos da empresa. Automóveis, motos, caminhões, etc. Todos os meios de transporte que serão usados nas entregas;
Gestão de insumos: envolve o controle sobre todos os insumos usados para abastecimento dos veículos, bem como os procedimentos necessários para manter os ativos funcionando. Combustíveis, lubrificantes, serviços de manutenção, etc.;
Gestão de comportamento: envolve o controle sobre o desempenho e performance dos motoristas encarregados de usar os veículos e fazer as entregas.

A importância da gestão de frotas

Nos últimos anos, a velocidade passou a ser um diferencial altamente competitivo. Empresas que conseguem entregar mercadorias em menos tempo e em perfeito estado de conservação são melhor vistas pelos consumidores, e esse olhar é o que aumenta as chances da marca fidelizar clientes e alcançar novos potenciais compradores através de indicações.

Além de agilizar as entregas e aumentar a competitividade empresarial, não podemos esquecer de mencionar que a gestão de frotas também possibilita a redução de custos e desperdícios relacionados ao transporte. Garantindo, assim, um maior retorno e lucratividade em cima das operações.

Etapas da gestão de frotas

Existe uma série de etapas que precisam ser realizadas pelo profissional, caso o mesmo queira garantir mais eficiência na gestão de frotas. São elas:

1- Análise das necessidades e objetivos da empresa

O profissional encarregado pela gestão de frotas precisa ter conhecimento sobre as reais necessidades e objetivos da empresa, a fim de combinar suas ações estratégicas com a realidade atual do negócio.

O que a empresa pretende conseguir com o gerenciamento de frotas? Reduzir os custos de manutenção e combustível, aumentar a segurança dos motoristas, otimização das entregas?
Quais são os gargalos que a empresa possui quanto ao transporte? Falta de capacitação técnica dos profissionais, altos custos com manutenção, descumprimento dos prazos?

2- Treinamento dos motoristas

Os motoristas desempenham um papel fundamental na execução do transporte. Depois que deixam as instalações da empresa, precisam seguir as rotas planejadas, cumprir prazos de entrega e retornar, sãos e salvos, trazendo o veículo em perfeitas condições de uso.

Para que todos esses procedimentos sejam realizados com o menor risco possível, é indispensável que o gestor de frotas cuide também da capacitação desses profissionais, investindo constantemente em cursos, treinamentos e boas práticas no trânsito.

3- Manutenção dos veículos

Outra etapa importante na gestão de frotas consiste em assegurar o desempenho e bom estado dos veículos. O responsável pelo gerenciamento precisa manter a manutenção dos ativos em dia, controlando os reparos e consertos de modo que não atrapalhem a realização do transporte e das entregas.

Existem vários tipos de manutenção, sendo as principais:

Manutenção preventiva: usada para prevenir os ativos contra falhas e garantir o bom funcionamento. Seu custo costuma ser entre 30% e 40% menor que as demais modalidades;
Manutenção corretiva: usada para corrigir falhas e problemas após sua ocorrência. É o tipo mais custoso de manutenção;
Manutenção preditiva: monitoramento técnico para encontrar a causa raiz de um problema e prever quando poderá ocorrer uma falha;

O gestor de frotas precisa saber qual é a modalidade mais indicada para cada tipo de veículo e planejar os reparos e consertos com base no grau de disponibilidade e agenda das entregas.

No caso de automóveis e caminhões, a manutenção geralmente envolve a troca de óleo, conferência de pneus, bateria, água do radiador, filtros e suspensão. Também a revisão completa do sistema elétrico, direção e caixa de fusíveis.

4- Gestão de contratos

A gestão de contratos tem como objetivo proporcionar maior clareza acerca das tarefas, padronizar as atividades e melhorar as relações profissionais de uma empresa.

O gestor também precisa aplicar essa prática na gestão de frotas para que cada uma das ações estipuladas no documento sejam executadas corretamente por todos os profissionais envolvidos na logística do transporte (motoristas, prestadores de serviços, entre outros).

5- Controle do combustível

O controle do combustível garante o uso consciente de insumos e ajuda a eliminar a incidência de desperdícios.

Nessa etapa, o gestor precisa identificar qual é o consumo regular de combustível para cada veículo, qual é o tipo ideal de insumos e, em cima das informações, programar os abastecimentos de modo que os tanques estejam sempre cheios para realizar as entregas, e a empresa tenha caixa suficiente para fazer novos abastecimentos.

6- Planejamento e gerenciamento de rotas

O gestor também precisa fazer o planejamento e o gerenciamento de rotas para selecionar os trechos mais rápidos, econômicos e seguros para os motoristas.

Quais rodovias possuem pedágios e têm melhor sinalização?
Qual é a rota mais rápida para as entregas?
Os trechos possuem hotéis e postos de combustível para o motorista parar sempre que necessário?

7- Monitoramento e avaliação de desempenho

Além das etapas acima, o profissional encarregado pela gestão de frotas também precisa fazer o monitoramento e a avaliação de desempenho para assegurar que as práticas estão sendo seguidas e que os motoristas estão trazendo resultados satisfatórios para a empresa.

Nessa avaliação, pode-se fazer os seguintes questionamentos:

As rotas escolhidas estão realmente agilizando as entregas?
Os motoristas estão cumprindo com os prazos?
Qual a taxa de satisfação dos clientes em relação aos produtos entregues?
A empresa conseguiu reduzir os custos com manutenção, pedágio e combustível?

Problemas comuns na gestão de frotas

Fazer a gestão de frotas não é necessariamente difícil, mas existem alguns problemas comuns que podem tornar o gerenciamento uma prática realmente desafiadora. Abaixo listamos os principais:

1- Não realizar o controle de custos

O gestor ou a empresa responsável pela gestão de frotas só vai conseguir reduzir os custos com transporte e veículos se souber primeiramente onde se concentram os gastos e quais práticas serão necessárias para mitigá-los.

Boa parte dos custos se concentram em manutenção? Se for o caso, quais são os ativos da frota que precisam de mais reparos e consertos? O que ocasiona essa necessidade? Qual é o valor pago pelos serviços?
Os maiores custos envolvem combustível? Se assim for, será que os motoristas estão percorrendo a rota adequada? Qual é o fornecedor dos insumos? Será que o volume de consumo está associado ao tempo de vida dos veículos?

Sem controle, o gestor pode permitir que os custos extrapolem as receitas, gerando prejuízos e problemas financeiros.

2- Ignorar taxas e tributos

Outro problema comum na gestão de frotas está relacionado às taxas e tributos. Questões como irregularidades fiscais, dificuldade para emitir os documentos de transporte e atrasar o pagamento de terceiros podem acarretar multas, inclusive prejudicando o relacionamento com fornecedores e clientes.

3- Desconsiderar a manutenção preventiva

Muitas empresas costumam esperar um problema acontecer para só depois buscar uma solução. É errado agir dessa forma? Não necessariamente! No entanto, vale lembrar que resolver um problema pode sair muito mais caro do que simplesmente se prevenir contra ele.

Por exemplo:

Imagine que um caminhão parou de funcionar durante o trajeto e o motorista precisou esperar socorro de um terceiro. Nessa situação, a empresa não só vai gastar com o serviço de reboque, como também arcar com os reparos necessários para fazer o veículo voltar a funcionar.

Se o problema for muito sério, o conserto pode levar dias para ser concluído e o motorista também pode ter de ficar hospedado em um hotel/pousada, o que acarretará custos adicionais. O atraso também pode afetar a experiência final do cliente, que poderá desistir de manter a compra ou até mesmo realizar novas aquisições.

A manutenção preventiva é aplicada para garantir o bom estado de conservação e funcionamento dos veículos. Ou seja, problemas como o do exemplo, assim como as consequências, podem ser evitadas.

4- Não qualificar a equipe

O sucesso do transporte não depende apenas dos veículos, mas também dos serviços prestados pelos motoristas.

É muito importante que os profissionais sigam boas práticas, saibam como reagir diante dos problemas e tenham total comprometimento e responsabilidade acerca da carga que estão transportando. Sem qualificar a equipe, o gestor de frota não terá como garantir isso e os resultados podem ser devastadores.

5- Ignorar o uso de tecnologias

Embora não seja obrigatoriedade, deixar de investir em tecnologias pode acarretar uma série de problemas para o gerenciamento de frotas. O gestor precisa ter acesso a indicadores e dados atualizados para tomar boas decisões.

Depender de processos manuais pode dificultar o apontamento de gargalos, prejudicar as análises e, inclusive, atrasar a aplicação de melhorias.

Estratégias para uma gestão de frotas eficiente

Além de seguir as etapas da gestão de frotas, existem algumas dicas e estratégias que podem ser aplicadas para garantir eficiência no gerenciamento. Abaixo listamos aqueles que consideramos mais importantes:

1- Revisão e ajuste constante da gestão de frotas

Uma das estratégias mais assertivas para o gestor garantir uma frota eficiente consiste em buscar a melhoria contínua na gestão.

Para isso, deve realizar revisões e ajustes sempre que achar necessário na prática, eliminando todas as atividades que não trazem retorno algum para a empresa e priorizando as tarefas que realmente contribuem para a redução de custos, segurança dos motoristas e otimização das entregas.

2- Estabelecimento de políticas e protocolos de segurança

Um dos principais objetivos da gestão de frotas é reforçar a segurança dos motoristas. Nesse sentido, uma estratégia que pode ser aplicada para esse fim é estabelecer políticas e protocolos de segurança que garantam a execução correta do transporte.

Alguns exemplos de políticas e protocolos que podem ser aplicados, são:

Definir um limite máximo de velocidade;
Estabelecer um período de tempo apropriado para condução dos veículos;
Determinar medidas preventivas para evitar derrapagem na pista;
Indicar boas práticas para o caso de acidentes;
Registrar números de telefones para contato.

3- Implementação de programas de incentivo e recompensa

O gestor ou a empresa responsável pela gestão de frota também pode implementar programas de incentivo e recompensas para motivar o bom comportamento dos motoristas durante todo o transporte.

Por exemplo, se um condutor se manteve dentro do limite de velocidade, cumpriu os prazos de entrega e não sofreu nenhum tipo de penalidade ou multa, ele pode muito bem receber um bônus ao final de cada serviço ou em uma data estipulada pela empresa.

4- Uso de tecnologias avançadas, como software de gestão de frotas

Essa é, talvez, a dica mais importante para garantir um gerenciamento eficaz e livre de erros. O uso de tecnologias avançadas, como um software de gestão de frotas, proporcionam ao gestor maior controle e visibilidade sobre todas as operações envolvendo veículos.

Com o apoio dessa ferramenta, a empresa é capaz de:

Reduzir custos com manutenções corretivas;
Diminuir ou até eliminar paradas não planejadas;
Garantir o controle efetivo dos abastecimentos, evitando fraudes;
Fazer o gerenciamento detalhado das manutenções dos pneus;
Controlar multas, com medidas preventivas;
Gerenciar sinistros;
Monitorar e renovar documentos dos motoristas e veículos em poucos cliques.

Certamente a gestão de frotas é um desafio devido a todas as etapas que precisam ser realizadas pelo gestor. Porém, a tecnologia veio para simplificar os processos e está à disposição dos profissionais que querem garantir mais eficiência e agilidade no gerenciamento.

Você é um desses profissionais? Conheça o software de gestão de frotas da NG Informática!