eBook: como escolher o melhor software para manutenção?

Neste eBook, você verá:

• As evoluções que a manutenção de ativos sofreu ao longo dos anos
• A questão estratégica da manutenção de ativos empresarial
• Critérios para escolher a melhor tecnologia na área
• Identificação dos equipamentos de maneira simplificada
• Planejamento e organização de maneira mais assertiva
• Controle parametrizável
• Indicadores de mão de obra e custos
• Recursos visuais e alertas programados
• Mobilidade

Como escolher o melhor software para manutenção?

A manutenção e conservação dos ativos evoluiu à medida que o mercado tornou-se cada vez mais competitivo. As estratégias vencedoras de negócios são apoiadas em vantagens competitivas sustentáveis e uma fonte de ganho, com certeza, é ter um departamento de manutenção organizado para minimizar os custos da não eficácia do funcionamento das máquinas e equipamentos, contribuindo desta forma, para a produtividade dos produtos fabricados ou serviços prestados pela empresa.

O segredo das organizações bem sucedidas é se adaptar rapidamente às mudanças, afinal, essa pode ser a diferença entre a sobrevivência ou a extinção. A manutenção de ativos, impulsionada por informações valiosas a partir de um software específico tem um impacto significativo ao unificar processos como, por exemplo, as solicitações de ordens de serviço que geram funções em vários locais de uma grande organização.

A manutenção de ativos também pode ajudar a prolongar a vida útil dos equipamentos, melhorar o retorno sobre o investimento e adiar novas compras. Além disso, pode ser a chave para as manutenções preventivas em tempos de orçamentos reduzidos.

Este eBook ajudará o gestor de ativos a entender como a tecnologia e produtividade na manutenção estão interligadas nos dias de hoje e também vai ajudá-lo a escolher o melhor software de manutenção de ativos disponível no mercado para a sua empresa.

Você pode continuar a sua leitura ou baixar o eBook completo no link abaixo! 

As evoluções que a manutenção de ativos sofreu ao longo dos anos

Atualmente, com mercados cada vez mais exigentes, um cenário econômico turbulento e interdependência das empresas na cadeia de suprimentos, a manutenção de ativos se tornou tão importante quanto as demais áreas de gerenciamento.

Segundo o coordenador do curso de pós-graduação em Gerenciamento da Engenharia de Manutenção, Gerson Aparecido Arcos em entrevista para o portal da universidade Camilo Castelo Branco:

“O que acontece agora é que a manutenção deixou de ser simplesmente um centro de custos e passou a ser uma área extremamente estratégica para as organizações que dependem de seus ativos para que os negócios se tornem cada vez mais lucrativos”.

A necessidade de manter um cenário constante de aumento de lucratividade  começou a ser de fundamental importância para a sobrevivência do negócio e a confiabilidade operacional dos equipamentos passou a ser tratada de forma estratégica!

Para esta mudança acontecer, a área de manutenção de ativos passou por diversas gerações ao longo dos anos. Segundo Kardec e Nascif no livro “Manutenção – Função Estratégica”, a  evolução da manutenção está dividida em quatro fases:

• 1ª Geração (antes de 1940): manutenção corretiva

A ABNT (1994) na sua norma NBR 5462 define a manutenção corretiva como uma manutenção efetuada após a ocorrência de uma pane destinada a recolocar um item em condições de executar uma função requerida. Essa ação deixa claro que o gestor só se preocupava com os consertos e reparos após a avaria dos ativos.

Logo se constatou que somente realizar esta função na empresa não era o bastante, pois ao parar uma atividade por problema em uma máquina, a empresa atrasa a entrega do trabalho. Muitas vezes precisa comprar uma peça de reposição o mais rápido possível e paga mais caro por isso. Ademais, quando as atividades são interdependentes, um problema em um equipamento pode atrasar todos os processos posteriores, resultando em custos extras em outras áreas da companhia.

• 2ª Geração (1940 a 1970): manutenção preventiva

Foi então que se observou que era necessário trabalhar com o planejamento, programação e controle intervindo nos equipamentos em períodos pré estabelecidos (manutenções preventivas). Porém esse processo não foi o bastante, já que algumas intervenções nas máquinas, em nome da manutenção preventiva, não impedem que ela venha a falhar posteriormente. E em alguns casos, falhas podem até ser ocasionadas devido à execução de alguns procedimentos incorretos.

• 3ª geração (após 1970): manutenção preditiva  

Para Arato Jr. no livro “Manutenção Preditiva: Usando Análise de Vibrações”, esta geração tem como característica básica o monitoramento de parâmetros que caracterizam o estado de funcionamento dos equipamentos. Os métodos empregados envolvem técnicas e procedimentos de medida, acompanhamento e análise desses parâmetros, destinada à detecção do início da falha ou do sintoma da falha. Aqui a manutenção começou a ser acoplada a um software de diagnóstico, com monitoramento on-line para análises críticas das condições operacionais.

• 4ª geração (após 2000): engenharia de manutenção

Também chamada de manutenção melhorativa, para Kardec e Nascif no livro “Manutenção – Função Estratégica”, é onde foca-se na causa básica do problema, ou seja, ao contrário de somente reparar, é preciso eliminar a razão do defeito/falha, por meio de estudo do projeto do equipamento, análise dos problemas e modificações realizadas. Aqui a organização da manutenção deve ser voltada para a gerência e solução dos problemas da produção, de modo que a empresa seja competitiva no mercado. Ela é vista como uma atividade estratégica, integrada às demais atividades, que fornece soluções buscando maximizar os resultados.

Agora que você já sabe de todas as fases de mudanças que a área da manutenção de ativos passou ao longo do tempo, vai descobrir como transformá-la em uma área mais estratégica na sua empresa no próximo capítulo!

A questão estratégia da manutenção de ativos empresarial

A manutenção e conservação dos ativos evoluiu à medida que o mercado tornou-se cada vez mais competitivo. As estratégias devem ser traçadas diretamente no departamento de manutenção, estruturado para diminuir os gastos com consertos de máquinas e equipamentos que interferem no sistema produtivo da companhia.

Para minimizar os custos da baixa eficácia, o departamento de manutenção deve buscar uma melhoria contínua dos seus serviços aplicando as melhores práticas de gerenciamento da manutenção, dentre as quais a utilização de softwares específicos para a área são de grande relevância.

Hoje, o gestor de manutenção de ativos pode contar com diferentes ferramentas. É possível utilizar softwares capazes de realizar apontamentos de falhas e gerenciar informações de campo, com possibilidade de monitoramento estatístico e identificação do melhor momento para intervenção nos equipamentos. Essa combinação das informações utilizando a ferramenta com estatística na busca do entendimento dos equipamentos e seus componentes fornece a equipe de manutenção maior embasamento para tomada de decisões.

Uma melhor gestão da manutenção amplia a eficiência operacional, pois o baixo desempenho do equipamento pode acarretar em uma redução da qualidade do produto. Assim, contar com uma solução tecnológica de manutenção de ativos é essencial para o bom andamento da produção, pois a falta desse controle dos processos e dos equipamentos utilizados podem reduzir a confiabilidade das máquinas e consequentemente sua disponibilidade, prejudicando a produtividade empresarial.

Critérios para escolher a melhor tecnologia na área

Você já sabe na prática que a melhor relação de custo-benefício quando se trata de manutenção de ativos é aquela que é feita de forma preventiva, em vez de situações de descontrole (manutenção corretiva). Mas também sente na pele que quanto maior a empresa, mais ativos têm para companhar e como essa atividade de controle requer muito tempo da equipe de manutenção, tornando-a improdutiva.

Hoje, no mercado já existem softwares para manutenção de ativos que simplificam este acompanhamento e que tornam a rotina da equipe e do gestor de manutenção mais fácil e segura. Afinal, o maior pesadelo é que uma máquina pare de funcionar e comprometa toda a fabricação de algum produto ou serviço prestado.

Em meio a tantas ofertas, é natural ficar confuso sobre qual será a melhor para a sua empresa. Por isso, elaboramos uma lista de características e funcionalidades que o software ideal para a sua organização precisa ter. Confira!

Identificação dos equipamentos de maneira simplificada

O software deve proporcionar facilidade na identificação e também velocidade na hora do cadastro do equipamento. Por que você não quer perder hora e horas cadastrando cem ares condicionados da empresa, não é mesmo? Para essa improdutividade não acontecer o sistema tem que oferecer uma padronização de equipamentos, que leve em conta as características mais comuns.

Assim, sempre que for preciso alterar algum dado na ficha técnica de algum bem que pertença a mesma família (equipamentos em grande quantidade na empresa) a alteração é feita em um equipamento padrão só e os outros são automaticamente alterados também. Por exemplo, imagine que em um hospital cem aparelhos de ar condicionado tiveram seus filtros substituídos. O colaborador responsável só precisa adicionar essa informação em um único cadastro para que todos os equipamentos tenham seus dados atualizados. De um modo descomplicado e rápido sem perder tempo adicionando item por item.

Planejamento e organização de maneira mais assertiva

Uma das principais aflições que um gestor de manutenção pode ter é uma máquina quebrar e prejudicar o faturamento da empresa, não é mesmo? Para essa situação desagradável não acontecer, o software precisa ajudá-lo no planejamento de todas as manutenções (preditiva, preventiva, corretiva, de reforma, de inspeção e de lubrificação, por exemplo).

Permitindo o gestor se planejar com dados como a periodicidade dessas manutenções, com previsões de paradas, insumos necessários e dependência entre tarefas. Tudo para garantir maior produtividade para a sua equipe de manutenção e também ampliar a confiabilidade, disponibilidade e performance das máquinas e equipamentos.

Ao criar uma ordem de serviço (OS) no sistema ideal, um checklist é elaborado para apontar todas as informações e tarefas necessárias para a execução, tais como: datas e horas previstas, lista dos problemas de disponibilidade de insumos e do próprio equipamento.

Controle parametrizável

Por existir diferentes formas de se controlar as manutenções dos ativos, o software ideal deve:

• Ser parametrizável. Dependendo da máquina as manutenções vão ser controladas por tempo de uso (informando os prazos) ou por contador (utilizando hodômetro ou horímetro);
• Ter possibilidade de fazer um controle por tempo e por contador, prevalecendo o que ocorrer primeiro;
• Controlar por produção com base na efetiva utilização do equipamento, considerando-se as características ambientais de uso o tipo de peça fabricada versus o tipo de operação.

O sistema deve permitir acrescentar o dado preciso de controle de manutenção e também, se necessário, incluir se ela requer a parada da máquina, para conseguir definir o tempo efetivo de execução da OS e para o bloqueio ou não de produção. No caso de um caldeira, por exemplo, é preciso desligá-la antes para que se esfrie e se faça a manutenção. Quando encerrada é preciso ligar para esfriar para que então comece a funcionar plenamente. O software deve ser capaz de cruzar essas informações específicas de cada equipamento para que o gestor possa fazer a programação necessária, envolvendo os departamentos afetados.

Indicadores de mão de obra e custos

Outra característica fundamental é o sistema oferecer relatórios e gráficos com indicadores de performance de mão de obra e custos, com o intuito de facilitar as análises de gerenciamento das equipes de manutenção ou terceiros, disponibilizando ao gestor a visualização de informações como ociosidade, eficiência na execução dos serviços e distribuição da equipe.

Por exemplo, o gestor pode visualizar de forma gráfica a comparação dos valores previstos com o realizado em cada manutenção. Desse modo, é possível saber os valores dos insumos precisos em cada reparo sendo assim viável pensar em ações estratégicas para reduzir custos. É possível também comparar a ociosidade entre colaboradores, para incentivar a produtividade da equipe e alocar profissionais de forma mais rentável.

Recursos visuais e alertas programados

Dados visualizados por meio de gráficos favorecem o entendimento, não é mesmo? Um software que permita visualizar toda a planta da empresa e apresente os seus respectivos ativos e as ordens de manutenção pendentes e andamento para cada um deles, de modo interativo, a partir da planta da empresa é uma ajuda de grande valor.

Além disso, a ferramenta de gestão precisa permitir três ações importantes:

• Acompanhar as ocorrências relacionadas ao setor;
• Visualizar e interagir imediatamente nas localizações e máquinas expostas no painel gráfico por intermédio de eventos configuráveis de manutenção;
• Tomar ações imediatas de acordo com os alertas apresentados, diminuindo o tempo de resposta e minimizando o impacto de eventuais problemas com ativos na empresa.

Mobilidade

A mobilidade está em alta e não é para menos, já que os dispositivos móveis aceleram o recebimento das solicitações de serviço, que podem ser registradas de qualquer lugar.

Por isso, um software ideal para a sua empresa precisa possibilitar a gestão de ordens de serviço de forma descomplicada e rápida em smartphones e tablets, funcionando tanto online quanto offline, para facilitar o uso em ambientes sem conexão com a internet. Além de ter uma interface simples e intuitiva, acelerando a análise das solicitações por parte do time de triagem e distribuição das manutenções.

Agora que você já sabe quais são as características que um excelente software de manutenção de ativos precisa ter para reduzir os custos de manutenção e aumentar a produtividade da sua equipe. A boa notícia é que esse software existe e se chama: MNT software para manutenção da NG Informática. O MNT é altamente flexível e integrável, porque pode ser parametrizado para atender os diversos segmentos e integra com outros ERPs do mercado.

Para encerrar

A manutenção de ativos deve e tem que ser entendida como uma função estratégica na obtenção de resultados da organização, com a função de suporte ao gerenciamento e à solução de problemas apresentados na produção, elevando a empresa em patamares competitivos de flexibilidade, qualidade, produtividade e competitividade.

Para ajudar nessa empreitada, o gestor de manutenção de ativos conta com a tecnologia. Um software ideal é aquele que facilita a rotina e mantém a capacidade produtiva, amplia a confiabilidade e disponibilidade das máquinas e equipamentos contando com indicadores eficientes. Além de organizar e alertar o gestor para manutenções preventivas visando minimizar as corretivas, garantindo assim a redução de custos.

Com a ajuda tecnológica o gestor de manutenção tem mais tempo para pensar em ações estratégicas tanto para motivar a sua equipe para satisfazer os clientes internos quanto para se destacar perante a diretoria com propostas amparadas em relatórios de indicativos de manutenção.