eBook: tudo que você precisa saber sobre o eSocial

Neste eBook, você verá:

O que é o eSocial e qual sua abrangência
Como ficam os documentos emitidos atualmente
O que você deve saber sobre a validação de dados
Quais as providências que sua empresa deve tomar
Como a tecnologia ajuda você nesta adaptação

A vigência do eSocial traz para sua empresa uma nova realidade no registro e publicação de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais. É um projeto do Governo Federal, que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados, a um consórcio, que será responsável pelo ambiente nacional que consolidará estas informações.

Seu foco é o contribuinte e não mais o regime de tributação, como no Sped. Este projeto também é abrangente, e se aplica desde ao empregador doméstico até as grandes empresas. Obrigações como DIRF, RAIS e PPP passam a ser registradas em um só lugar! Devem haver mudanças em diversos processos, como na gestão dos processos de Medicina e Segurança do Trabalho, Cargos e Salários e Folha de Pagamento.

É provável que você já tenha acessado o site do eSocial e conhece este projeto e a diversidade de informações a que se refere. Mas será que sua empresa está bem preparada para tal obrigação?

Você pode continuar a sua leitura ou baixar o eBook completo no link abaixo.

O que é o eSocial e qual sua abrangência?

O eSocial é um projeto do Governo Federal que unifica o envio de informações pelo empregador, em relação aos funcionários de sua empresa. O projeto estabelece uma forma única de prestar as informações trabalhistas. Informações previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra, com ou sem vínculo empregatício, assim como rendimentos pagos pelo empregador, sujeitos à retenção na fonte, passam a ser enviados a um consórcio.

Deste consórcio, que compõe o eSocial, fazem parte:

O Ministério do Trabalho e Emprego – MTE;
O Ministério da Previdência Social – MPS;
O Instituto Nacional do Seguro Social – INSS;
A Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB;
A Caixa Econômica Federal, representando o Conselho Curador do FGTS.

Suas premissas são construção coletiva e gestão compartilhada, autonomia no tratamento das informações e uso destas no limite das atribuições e competências, prestação única de informações. Gradativamente as obrigações atuais são substituídas por um envio único, pondo fim na redundância existente atualmente entre tantas obrigações de fornecimento de informações. A implementação deste projeto está prevista em etapas. O último cronograma de implantação divulgado traz as seguintes previsões:

Dezembro/2014: Publicação da Portaria e disponibilização do Manual;
Seis meses depois: Liberação do ambiente para testes por todas as empresas;
Janeiro/2016: empresas com faturamento igual ou acima de 78 milhões;
Meados de 2016: empresas com faturamento igual ou acima de 3,6 milhões.
Os prazos podem sofrer alterações. Em caso de dúvida, consulte o site do eSocial para verificar o prazo em que sua empresa deve se enquadrar.

Como ficam os documentos emitidos atualmente?

As obrigações que sua empresa costuma enviar a diferentes órgãos do governo, serão substituídas por um grande banco de informações, que compõe o ambiente nacional eSocial. A partir deste ambiente, cada órgão processará o que for necessário. Hoje, você tem a seguinte lista de obrigações que fazem parte do dia a dia de sua área de gestão de RH:

Mensalmente: GFIP e CAGED;
Anualmente: Informe de Rendimentos, DIRF e RAIS;
Tempestativos: CAT, GRRF e Seguro Desemprego;
Sob demanda: PPP e MANAD.

A partir do eSocial, obrigações como DIRF, RAIS, CAGED, PPP, entre outros, serão gradativamente dispensados, e sua rotina passará a ser:

Mensalmente: Informações de folha de pagamento.
Tempestativos: Admissões, afastamentos, rescisões, Atestado de Saúde (ASO), entre outros.

O eSocial dispensa a utilização de um Programa Gerador de Declaração (PGD) para geração e transmissão dos eventos. Todas as validações são realizadas online, por meio de transmissão digital com protocolo de entrega.

E sobre a validação de dados, o que você deve saber?

Vamos começar entendendo como o projeto eSocial está denominando as informações a serem enviadas para sua base nacional. Estas informações foram divididas em 4 categorias básicas:

Eventos Iniciais

Identificam o empregador ou contribuinte, e contém informações básicas de sua classificação fiscal e estrutura administrativa. É o primeiro evento a ser transmitido ao eSocial. Também faz parte desta categoria, o evento de cadastramento inicial dos vínculos. Este deve ser informado depois de terem sido transmitidos os eventos com informações do empregador.

Eventos de Tabelas

Representam uma série de informações que irão validar os eventos não periódicos e periódicos. Seu objetivo é otimização na geração dos arquivos, bem como no armazenamento das informações no ambiente nacional do eSocial. Sua transmissão deve ocorrer logo após o envio dos eventos iniciais, e obrigatoriamente antes dos eventos periódicos e não periódicos, pois servirão como insumos destes.

Eventos Não Periódicos

São fatos jurídicos trabalhistas entre empregador e trabalhador que não tem uma data pré-fixada para ocorrer. Dependem dos acontecimentos na relação trabalhista, como contratação, afastamentos, demissões, entre outras.

Eventos Periódicos

São aqueles com periodicidade definida e seu prazo de transmissão, via de regra, é de até o dia 07 do mês seguinte. São informações de folha de pagamento, como apuração de fatos geradores de contribuições previdenciárias e de retenção do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte, entre outras.

Lembrando sempre: o controle efetivo do período de validade das informações é muito importante. Devem ser observados os períodos de vigência aplicáveis, mantendo corretamente as datas de início e fim de validade, para a desativação de um item.

Agora conheça as mais relevantes características do processo de transmissão das informações de sua empresa para o eSocial:

Assinatura Digital

O certificado digital será único para cada número de inscrição no CNPJ. Por meio dele, e de um código de acesso, o governo fará o controle de acesso e garantirá o sigilo fiscal. Apenas o empregador e os órgãos e entidades que participam do projeto poderão acessar as informações.

Guarda dos Documentos

É de responsabilidade do empregador guardar o as informações geradas por 35 anos, e estas podem ser solicitadas por manifestação do destinatário.

Formas de Transmissão

A transmissão das informações se dá por meio de um documento eletrônico, com as informações requeridas pelo eSocial. Este documento é assinado digitalmente e transferido por meio de serviço da Internet. Após a verificação da integridade destas informações, o Fisco emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

Certificado Digital

O Certificado Digital é utilizado para efetuar a assinatura dos documentos enviados ao eSocial. Este certificado é utilizado para garantir a integridade da empresa que está emitindo o documento. Por meio da assinatura é assegurado que o contribuinte é, de fato, o emissor do documento e que é realmente ele que está efetuando a transmissão da informação.

Envio de evento fora do prazo

Não haverá bloqueio por enviar um evento fora do prazo. Porém, o empregador estará sujeito a multas por atraso, já previstas na legislação.

Observação: As informações podem sofrer alterações de acordo com os órgãos competentes.

Quais as providências que sua empresa deve tomar?

Para que sua empresa esteja adequada a atender esta exigência legal e no prazo estabelecido, é importante seguir alguns passos básicos para evitar dores de cabeça.

Revisão do seu processo de trabalho

Elabore um plano de ação, com prazos e responsáveis, ajustados ao cronograma do eSocial para revisar seus processos internos. É importante gerenciar seus processos de Medicina e Segurança do Trabalho de forma eficiente, controlar a gestão de Cargos e Salários e gerir seu processo de recrutamento, seleção e admissão de forma integrada.

Por exemplo, seu processo de admissão é antecipada, para envio da informação em tempo hábil para início do colaborador? Seus avisos de férias já são emitidos conforme pede a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas)?

Envolver o departamento jurídico também é uma boa opção para garantir o melhor entendimento e atendimento da obrigação. Revise as verbas e as incidências tratadas em sua empresa, e se necessário, busque apoio de especialistas.

Saneamento da base de informações

Para que o resultado final de envio de informações ao eSocial não seja comprometido, é importante que sua empresa faça um revisão cuidadosa de seus repositórios de dados. Esta etapa deve ser minuciosamente realizada e as inconsistências encontradas e corrigidas. Além de padronizar e unificar as informações e obrigações acessórias, o eSocial viabilizará o cruzamento de dados e a efetividade da fiscalização do cumprimento da legislação vigente.

Por meio da integridade destas informações, evita-se divergências e duplicidades que geram, dentre outros problemas, dificuldades na solicitação da aposentadoria ou benefícios da previdência. A partir de um bom planejamento e do saneamento adequado de sua base de informações, você poderá dar o primeiro passo na utilização do eSocial: a carga Inicial na base do governo, enviando todas as informações de todos os colaboradores ativos em sua empresa.

Como a tecnologia ajuda você nesta adaptação?

Todo este movimento, precisa ser suportado por uma solução de gestão especializada, que atenda estas exigências e facilite seu caminho. Fazer a transmissão das informações e garantir a integridade de seu processo, da forma mais automática e transparente possível passam a ser requisitos para o bom funcionamento de seu processo.

Por exemplo, uma solução integrada, que ajude sua empresa:

Na gestão de informações e ocorrências de saúde: atestados médicos ou acidentes de trabalho.
A levantar condições ambientais de trabalho.
A facilitar a criação e execução de programas de prevenção e gerenciamento de riscos.
Em programas de controle médico .
A controlar a retirada e devolução de EPI´s – equipamentos de proteção.

Assim sua empresa fica em dia com as exigências do eSocial, com muito mais facilidade.

Ao ter acesso a todas estas informações, e ler diversos termos que parecem tão técnicos, não será estranho se você ficar um pouco assustado e até mesmo preocupado quanto a preparação de sua empresa frente a tudo isso.

Fique tranquilo! Utilizar uma solução tecnológica, com experiência consolidada no mercado e profissionais especializados vai lhe ajudar a fazer parte deste projeto sem traumas.

Para encerrar

O projeto eSocial se propõe a viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores, simplificar o cumprimento de obrigações e aprimorar a qualidade de informações geradas pela relação de trabalho. As novas exigências representam um impacto significativo nas operações regulares de sua empresa, à medida que requerem a integração e consolidação de diferentes sistemas para provisão de informações detalhadas, assertivas e convergentes.

Com um alto volume de informações, provenientes das operações de distintas áreas, como fiscal/financeira, jurídica, medicina do trabalho, recursos humanos, entre outras, há exigência de um maior controle e validação das informações.

Por meio da revisão de seu processo de trabalho, do saneamento e qualificação das informações que você tem hoje de seus funcionários, além da utilização de uma solução tecnológica preparada, você poderá usufruir das vantagens do projeto eSocial. Com conhecimento denso e completo sobre a legislação previdenciária e trabalhista é possível proporcionar um alto valor agregado para que sua empresa esteja preparada para esta nova fase.