eBook: dicas de ouro para sua empresa fazer bom uso de gerenciamento de facilities

Neste eBook, você verá:

Como a Gestão de Facilities ajuda sua empresa a manter o foco nos negócios
Capacitação do time e definição de um processo de trabalho
Trabalho com indicadores de desempenho – o tal SLA
Investimento em máquinas e equipamentos para otimizar atividades
Subcontratação, conheça a reputação do fornecedor
Utilização de soluções tecnológicas para apoiar o processo

Utilizando como pilares a gestão integrada, a infraestrutura e o gerenciamento de utilidades, um bom gerenciamento de facilities traz às empresas a oportunidade de manterem o foco no core business da companhia, aumentando a competitividade nos mercados onde atuam. Com este modelo de gestão é possível simplificar processos e integrar os espaços e pessoas, e por meio da tecnologia, reduzir custos diretos e indiretos, acelerando o atendimento de suas necessidades periféricas, mesmo com grande e variada demanda.

Este modelo já é adotado por indústrias, shoppings centers, hospitais, edifícios comerciais e residenciais, redes varejistas, entre outros, contribuindo para a melhoria da performance destas instalações.Os shoppings centers, por exemplo, se utilizam muito de facilities, em decorrência de suas particularidades funcionais, tais como geradores de energia alternativa, termo acumulação, estacionamento.

De acordo com estudos de mercado deste tipo de empreendimento no Brasil, divulgados pelo Portal do Shopping, no ano de 2013 foram abertos 38 novos shoppings, com geração de mais de 843.000 empregos. Diante deste cenário, a gestão de facilities se mostra grande aliado para o bom funcionamento de toda a infraestrutura destes empreendimentos, enquanto lojistas e consumidores movimentam o comércio e os serviços inerentes aos shoppings centers.

No dia a dia de sua empresa você lida com desafios, como gerenciar inúmeros fornecedores, administrar os contratos, controlar prazos, capacitar o time, garantir toda a infra estrutura, higiene e limpeza. Manter a qualidade e a pontualidade nesta gestão fica cada vez mais complicado, conforme o negócio e a empresa crescem. Então, já é hora de entender um pouco mais de gestão de facilities e como este modelo também pode ser útil e trazer vantagens para a sua empresa.

Você pode continuar a sua leitura ou baixar o eBook completo no link abaixo.

Gestão de Facilities ajuda sua empresa a manter o foco nos negócios

Em um mercado competitivo e dinâmico, as empresas buscam constantemente novas técnicas de gerenciamento para atingir excelência operacional e um alto nível de desempenho frente a seus concorrentes. Em busca de diferenciais percebidos pelo mercado, as empresas provocam mudanças na forma de gerir seus negócios, lançando mão da modalidade gestão de facilities, que tem o intuito de manter os ambientes funcionais e com qualidade para seus usuários.

Com tecnologia, os insumos certos e um bom nível de informação, seja interna ou externa, a gestão de facilities traz ganhos para empresas dos mais diversos segmentos. A variedade de serviços prestados pela gestão de facilities é frequentemente dividida em serviços ao cliente, de gestão energética e sustentabilidade, de engenharia e operações de edifícios e serviços gerais de facilidade. Em serviços aos cliente, temos por exemplo, o suporte interno as áreas da empresa que facilitam a realização de suas atividades principais.

Os serviços de gestão energética se destinam a gerir os consumos de energia e água, por exemplo, com objetivos de redução de custo e políticas ambientais. Engenharia e operações de edifício incluem serviços de conservação de espaços e equipamentos da empresa. Projetos técnicos e construções em geral, manutenções preventivas, reparos, limpeza, e segurança são outros exemplos destes serviços. De acordo com a estratégia de sua empresa, você poderá optar por utilizar um ou mais destes serviços de facilities. O importante é que neste momento, você aplique as dicas listadas a seguir.

Capacite o time e defina um bom processo de trabalho

Para fazer uma boa gestão de facilities, sua empresa precisa contar com profissionais qualificados. Por se tratar de uma área interdisciplinar, é necessário buscar conhecimentos especializados e exigidos pela área de atuação de sua empresa. Com o crescimento de facilities no mercado, também já são oferecidos cursos com abordagem específica na gestão de facilities, suas particularidades e responsabilidades.

Sobre as diversas disciplinas que permeiam a gestão de facilities, podemos destacar alguns conhecimentos muito relevantes, tais como:

Direito: gestão de contratos, mudanças na legislação e relação com fornecedores são práticas comuns na área de facilities e pedem embasamento jurídico para melhor resultado.

Engenharia: uma das mais complexas disciplinas, por envolver todo o complexo imobiliário da empresa, a infraestrutura para suportar a operação, como água, energia, equipamentos, redes de computadores e segurança. E por vezes a construção de um imóvel em si.

Contabilidade: um dos principais fundamentos da gestão de facilities está ligado a custos e a utilização dos bens. Informações sobre custo de manutenção, depreciação, vida útil e custo benefício dos serviços estão na contabilidade.

Além do conhecimento técnico, ter processos de trabalho bem definidos e claros, com a rotina bem especificada, ajuda o time de facilities a realizar suas funções com maior produtividade e assertividade. Ter um calendário de atividades, com períodos específicos para realização e ordem na execução das tarefas, com a definição das responsabilidades, fará grande diferença no dia a dia dos profissionais da área.

Listar as atividades diárias, semanais e quinzenais, por time, é um bom começo. Outro ponto interessante é organizar as atividades próprias para serem realizadas em período de férias dos funcionários, como manutenção de mesas ou cadeiras, caixas d’água ou até a pintura de um prédio.

Por exemplo, em um prédio de escritórios, conciliar a manutenção do sistema de climatização com as férias de fim de ano; ou em um condomínio residencial fazer a dedetização do prédio ou limpeza de caixas d’água no feriado de carnaval, quando diminui a presença de moradores. Este planejamento de melhores épocas para determinadas atividades é importantíssimo, para impactar o mínimo possível o negócio em questão. Um processo bem definido também permitirá a estruturação de indicadores de desempenho, sobre os quais falaremos no próximo tópico.

Trabalhe com indicadores de desempenho – o tal SLA

Um bom acordo de nível de serviço ou SLA (Service Level Agreement) como é comumente conhecido, é uma ferramenta fundamental para a gestão de facilities. Com este sistema de avaliação é possível mensurar a performance dos serviços implantados de forma bastante objetiva. Os SLA´s funcionam como indicadores de desempenho e fomentam a redução de custos a longo prazo, assim como garantem a qualidade do serviço prestado e seu aprimoramento.

Você já deve ter ouvido a expressão “o que não é medido não é gerenciado”, portanto falar de satisfação, confiabilidade, custos e gestão de facilities como um todo sem analisar indicadores, seria ir na contramão das melhores práticas. É importante que sejam estabelecidos na rotina da gestão de facilities, indicadores que englobem as atividades prestadas, por meio de objetivos e métricas formulados em função da empresa e suas expectativas com a área.

Além de um escopo bem definido no SLA, é importante que todos os profissionais envolvidos na atividade saibam o seu papel para que possam contribuir para o cumprimento e até superação do objetivo ou meta combinados. Lembrando que o monitoramento é essencial para ajudar a equipe a verificar os pontos que não estão em conformidade e corrigi-los a tempo de evitar maiores danos e manter bons resultados, e o gestor de facilities precisa acompanhar os números bem de perto.

Exemplos do que pode ser medido:

Tempo de atendimento: este indicador pode determinar qual o tempo máximo aceitável para atendimento de um chamado aberto solicitando ajuda;

Limpeza: pode determinar no mínimo quantas vezes por dia os banheiros de um prédio devem ser limpos;

Quantidade de reclamações: em serviços de atendimento, reclamações podem ser registradas, e este indicador pode determinar o máximo aceitável de reclamações em relação ao volume de atendimentos;

Satisfação: uma pesquisa de satisfação bem elaborada pode servir como indicador da qualidade dos serviços, e também ter uma pontuação mínima desejada.

Faça investimentos em máquinas e equipamentos para otimizar as atividades

Com o avanço tecnológico, cada vez mais são desenvolvidas máquinas e equipamentos em geral, para realização de tarefas até então feitas pelo homem. Estes recursos são mais produtivos, econômicas e eficientes na execução das atividades. Uma área de gestão de facilities bem preparada e com um bom nível de excelência precisa contar com estes recursos, a fim de reduzir retrabalho e riscos de acidentes, e até aumentar a qualidade do serviço prestado.

Máquinas para lavação de pisos e fachadas, guindastes, enceradeiras, fornos, servidores, impressoras, enfim, uma gama de equipamentos modernos que facilitam em muito a execução destes trabalhos. Estes equipamentos, quando bem cuidados e administrados, tem grande vida útil, seu retorno sobre o investimento é ótimo, pois reduz custos com mão de obra e até riscos aos funcionários.

Claro que manutenções preventivas e programadas, substituição de peças danificadas e o acompanhamento do consumo destes insumos farão parte da rotina da gestão de facilities. Aqui você pode contar com uma solução integrada de planejamento de manutenção de ativos para ter maior aproveitamento dos recursos de manutenção, assertividade no planejamento de manutenções preventivas e evolução no desempenho da área, por meio da melhoria do consumo de insumos.

Ao subcontratar, conheça a reputação do fornecedor

Caso a estratégia de sua empresa seja de subcontratar um fornecedor de serviços de facilities, buscar referências sobre a empresa que você deseja contratar para prestação destes serviços é sempre um bom caminho para garantir que não vá levar gato por lebre. É importante que você busque no mercado, informações referentes as competências de seu potencial prestador de serviços de facilities, como sua capacidade de comunicação, para manter sua empresa informada do andamento dos serviços.

Também é bom verificar se ela está preparada para emergências e contingências, assim como sua saúde financeira e como é a gestão dos colaboradores.

Sobre os colaboradores, acompanhe quanto ao cumprimento dos seus direitos, inclusive exigindo certidões negativas junto aos órgãos fiscais. Além destas questões, é muito importante coletar informações sobre a qualidade na prestação dos serviços, como é a execução das atividades a serem contratadas e como está a satisfação dos clientes atuais.

Importante conhecer inclusive suas práticas quanto ao uso de máquinas e equipamentos para a execução dos trabalhos. Se faz uso de práticas modernas para facilitar e otimizar as atividades, e se os funcionários estão aptos a operar máquinas e equipamentos disponíveis no mercado.

Ah! Se ela utiliza uma boa solução tecnológica de gestão também faz a diferença! Um sistema automatizado garante o controle e acompanhamento das informações dos serviços de facilities da sua empresa, como as ordens de serviço e seu atendimento, e traz maior eficiência nos trabalhos prestados.

Fique atento também, apesar de sua empresa não assumir a posição clássica de empregadora perante o trabalhador terceirizado, aos recolhimentos tributários e fiscais, mantendo-se vigilante quanto ao atendimento das leis trabalhistas pelas empresas contratadas. Esta parceria é um elemento essencial para o bom funcionamento desta modalidade de trabalho, e sua empresa como contratante também deve estar atenta.

Utilize soluções tecnológicas para apoiar o processo

Para que sua empresa possa ter tranquilidade e possa focar nas atividades ligadas diretamente ao seu negócio, ela necessitará de uma solução tecnológica que viabilize o bom funcionamento de suas instalações e garanta que seus ativos sejam preservados.

Por meio de uma boa ferramenta, você também tem garantia que as atividades mais periféricas e que por ventura estejam ligadas aos serviços de facilities aconteçam com regularidade e qualidade.

Para tanto, você precisa contar com uma solução altamente eficiente e integrada, que permita, entre outras coisas:

A formalização e a centralização das demandas da área de facilities;

Manter um registro do histórico das atividades e atendimentos;

Ter acesso às informações do gerenciamento de facilities em tempo real;

Controle de atendimento das demandas e do tempo de espera de solução;

Avaliação da satisfação do cliente interno;

Outro ponto muito importante nos serviços de facilities, citado no tópico anterior, é a crescente utilização de máquinas e equipamentos para realização das atividades. Esta estratégia aumenta a produtividade, em muitas vezes a qualidade e na linha do tempo, reduz o custo.

Para encerrar

Contratar empresas idôneas para a prestação de serviços de facilities é fundamental para que não se coloque em risco todo o processo de terceirização que sua empresa pretende fazer. Minimizar, entre outras coisas, os riscos de natureza trabalhista como processos de vínculos empregatícios, pagamentos de verbas trabalhistas e contribuições previdenciárias, assim como zelar pela segurança dos profissionais que atenderem sua empresa, também ajudam no sucesso desta relação.

Os serviços de facilities incorporam tecnologia e conhecimento à sua prestação de serviços, com a qual estão diretamente relacionados conceitos de satisfação, qualidade e criação de valor para o cliente. Lançar mão de recursos tecnológicos, além de ampliar o potencial de execução de serviços, atendendo organizações com inúmeros usuários e demanda de serviços de variadas especialidades, acelera o atendimento das necessidades da empresa e libera o foco para suas atividades fins.

Tomar cuidado ao contratar empresas para gestão e prestação de serviços de facilities garante que você não tenha que voltar atrás na sua decisão por trabalhar com terceirização, ou ser forçado a substituir antes da hora, a empresa contratada. Aplicando estas dicas na sua empresa, você tira proveito dos benefícios que a gestão de facilities com segurança, e tem mais tempo para focar nos negócios!